Lorsque vous réservez votre divertissement, pensez à vos invités, à la nature de votre événement et à votre budget. Vous pouvez réserver des options de divertissement comme des musiciens, des danseurs, des conférenciers et des comédiens. Recherchez les types de spectacles et d'artistes qui fonctionnent pour votre événement. Contactez l'animateur et négociez la logistique. Avec un peu de planification, vous pouvez faire de votre prochain événement un moment inoubliable!
Pas
Partie 1 sur 3: Choisir votre divertissement
Étape 1. Recherchez les coûts totaux de votre événement et définissez un budget de divertissement
Vous avez peut-être déjà un budget en tête, mais essayez de déterminer combien vous pouvez allouer au divertissement. N'oubliez pas d'inclure d'autres coûts, comme la nourriture, les décorations et les cadeaux, et voyez ce qu'il vous reste dans votre budget.
Étape 2. Réservez à l'avance pour garantir vos meilleurs choix
Considérez vos options de divertissement bien avant votre événement et prévoyez de réserver votre artiste à l'avance. Les artistes sont souvent très occupés et peuvent réserver des mois à l'avance.
Vous n'avez pas à vous précipiter dans une décision, mais regardez dans les calendriers des artistes pour avoir une idée de leur disponibilité. Vous pouvez consulter leurs événements à venir sur leur site Web
Étape 3. Choisissez votre type de performance
Vous pouvez choisir une variété d'options de performance, telles que musicien, danseur ou conférencier. Prenez votre décision en fonction de vos invités et du style de l'événement. Tenez compte de l'âge, de l'origine et de la culture de vos invités. Réfléchissez à vos besoins de divertissement pour l'événement et choisissez un type de représentation qui s'adaptera bien à votre événement.
- Voulez-vous un musicien, comme un groupe, un chanteur acoustique ou un DJ ? Ou cherchez-vous un spectacle de danse ou un sketch comique ?
- La fête est-elle pour l'anniversaire ou la remise des diplômes d'un enfant ? Ou est-ce une baby shower ?
- Vous pouvez faire preuve de créativité et réserver des divertissements moins courants, comme des artistes du feu, des cerceaux ou des ventriloques.
CONSEIL D'EXPERT
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events Stefanie Chu-Leong is the Owner and Senior Event Planner for Stellify Events, an event management business based in the San Francisco Bay Area and California Central Valley. Stefanie has over 15 years of event planning experience and specializes in large-scale events and special occasions. She has a BA in Marketing from San Francisco State University.
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events
Our Expert Agrees:
When you're choosing an entertainer for your event, think about the types of things you don't want. For instance, if you hate heavy metal or you don't want a band that plays pop covers, that can help you narrow down your list quickly.
Étape 4. Décidez du genre et du style
Vous souhaitez peut-être réserver un danseur, mais vous pouvez choisir parmi un certain nombre de styles de danse. Voulez-vous un ballet, des claquettes ou une danseuse du ventre? Pensez au style spécifique de musique, de comédie ou de conférence que vous aimeriez animer. Cela vous aidera à affiner votre recherche.
Étape 5. Recherchez vos meilleurs choix pour les artistes
Une fois que vous avez une idée du genre ou du style, allez en ligne et recherchez des artistes qui correspondent à vos critères. Cherchez quelqu'un d'expérimenté et qui a plusieurs références et critiques solides.
Essayez de trouver des détails tels que les performances, le niveau d'expérience, la formation ou l'éducation
Étape 6. Regardez des performances en direct, en personne ou sur des enregistrements vidéo
Vidéos Google des artistes que vous souhaitez réserver. Recherchez des vidéos musicales ou des enregistrements de performances en direct. Regardez les performances pour avoir une idée de ce à quoi vous attendre. Cela conviendra-t-il à votre événement ?
Faites attention à la façon dont la foule réagit à la musique ou à la performance. Est-ce que tout le monde s'amuse ? L'artiste se comporte-t-il bien ? Répondre à des questions comme celle-ci peut vous aider à trier les artistes potentiels
Partie 2 sur 3: Déterminer la logistique
Étape 1. Contactez directement un artiste
Consultez leur site Web pour rechercher des informations de réservation. Certains peuvent avoir un numéro de téléphone à appeler ou un formulaire de contact à remplir. Mentionnez le lieu et la date de l'événement. Incluez des détails comme la nature de l'événement et les attentes que vous pourriez avoir. Soyez concis et amical.
Vous ne pouvez pas entrer en contact directement avec l'artiste, et ce n'est pas un problème. Parlez de votre événement à son responsable ou à son agent
Étape 2. Faites appel à un agent artistique ou à une agence de divertissement, si vous le souhaitez
Le travail d'un agent de talent consiste à jumeler des artistes avec des clients pour des événements en direct. Les agences de divertissement sont des entreprises axées sur la fourniture de divertissements pour des événements. Vous pouvez rechercher des entreprises ou des agents en ligne pour vous aider à trouver des artistes.
- Ils peuvent également vous aider avec les aspects commerciaux, comme la négociation du contrat et le hachage des détails.
- Les agents et les entreprises reçoivent un pourcentage de chaque offre de divertissement, alors tenez-en compte lorsque vous préparez votre budget.
- Le temps de réponse typique est de 3 à 5 jours. Faites un suivi avec un autre e-mail si vous n'avez pas reçu de réponse après environ 5 jours.
Étape 3. Consultez votre lieu de rendez-vous au sujet des restrictions d'événement
Que votre salle soit réservée ou que vous soyez encore en train de décider, contactez la salle pour discuter de votre événement. Certains lieux conviennent mieux à certains événements que d'autres, et il est utile d'examiner votre lieu avant de décider de votre divertissement.
- Vous pouvez appeler ou envoyer un e-mail directement au lieu, ou rechercher des informations sur leur site Web.
- Assurez-vous qu'il y a suffisamment de place pour le divertissement auquel vous pensez. Pensez également à savoir si votre événement sera à l'intérieur ou à l'extérieur.
- Par exemple, si vous souhaitez réserver un DJ, il aura besoin d'espace pour installer un équipement audio et une table ou deux. Vous voudrez également de la place pour une piste de danse, et peut-être un laser ou deux ! Gardez cela à l'esprit lorsque vous recherchez des lieux ou que vous réservez votre artiste.
Étape 4. Demandez une consultation avec votre artiste ou votre agent de réservation
Il est plus facile de dépasser les attentes et de discuter des prix en face à face. Si votre animateur a le temps et si cela convient à votre emploi du temps, organisez une réunion pour passer en revue votre événement.
Étape 5. Discutez de toutes les questions, demandes et exigences avec votre artiste
Vous pouvez discuter en personne ou par téléphone. Posez toutes vos questions à l'artiste ou à son responsable, et répondez aux questions pour clarifier la nature de votre événement. Assurez-vous de demander si votre artiste a des exigences particulières.
- Si vous avez des demandes particulières, comme des chansons ou des dédicaces, faites-le-leur savoir à l'avance.
- Vider tous ces détails avant l'événement permet d'éviter les problèmes de communication et garantit que tout le monde est heureux et s'amuse.
Étape 6. Mettez-vous d'accord sur le tarif de réservation
La plupart des artistes ont un tarif standard qu'ils facturent, généralement à l'heure. L'animateur ou son agent vous proposera un prix et vous pourrez discuter du prix en fonction de votre budget. Peut-être que vous discutez de la façon de faire en sorte que leur taux respecte votre budget, par exemple en raccourcissant le temps. Ou, peut-être qu'ils ont ajusté les tarifs en fonction de la nature de votre événement.
- Négociez le prix avec le performeur en lui proposant un tarif 10% inférieur à ce qu'il propose.
- Vous pouvez vous éloigner de votre proposition d'accord si cela ne fonctionne pas pour vous. Dites simplement: « Ceci n'est pas dans mon budget. Je présente mes excuses pour tout désagrément."
Étape 7. Rédigez et signez un contrat si vous souhaitez des accords officiels
Vous et votre interprète pouvez discuter des détails et négocier vos accords jusqu'à ce que les deux parties soient satisfaites. Ensuite, mettez les accords par écrit, afin que tout le monde soit clair sur les attentes et le taux de rémunération. Faites signer le contrat par votre artiste et son agent ou gérant, puis signez-le vous-même.
Vous pouvez également conclure un accord verbal si vous préférez
Partie 3 sur 3: Mise en place d'un grand événement
Étape 1. Désignez votre espace de représentation
Choisissez où vous souhaitez présenter votre divertissement. Nettoyez votre espace et installez tous les meubles ou décorations, comme votre scène, votre piste de danse et votre équipement de son.
Vous pouvez baser vos préparatifs sur toute autre réservation et la nature de votre événement. Par exemple, vous attendez peut-être une commande de restauration
Étape 2. Assurez-vous que tous les invités peuvent voir et entendre votre divertissement
Avant l'événement, testez le lieu du spectacle et l'équipement de sonorisation. Assurez-vous que le microphone fonctionne et que le son peut être entendu sous tous les angles de la pièce. Si vous avez une performance visuelle, placez-vous à divers endroits de la pièce pour vérifier la visibilité.
Ajustez l'emplacement et le son de votre interprète si nécessaire
Étape 3. Prévoyez des retards de planification, juste au cas où
Même Broadway prépare des doublures, alors soyez prêt à tout. Vous devez toujours vous attendre à l'inattendu et avoir une certaine flexibilité lors de la planification d'événements. Ayez en tête des idées qui vous feront gagner du temps pour un délai de 30 minutes ou de 3 heures.
- Vous pouvez avoir un animateur de secours, un bref accueil ou une introduction, par exemple.
- Au cas où votre DJ annule, vous pouvez planifier de jouer votre propre musique. Utilisez des CD, des applications pour téléphones portables ou votre ordinateur.
- Si votre comédien est en retard, demandez à quelqu'un d'improviser avant qu'il n'arrive !
