Le classement alphabétique est un moyen fondamental d'organiser les documents qui vous permet de stocker, d'accéder et de gérer rapidement vos fichiers personnels et professionnels
En mettant en œuvre le classement alphabétique dans votre vie, vous vous assurerez que tous les documents sont protégés et facilement accessibles. Il existe de nombreuses règles sur la façon de classer par ordre alphabétique en anglais afin de préserver un système de classement raisonnable. Heureusement, il est simple de commencer avec de nouveaux documents et ce n'est toujours pas un changement difficile à faire si vous devez vous réorganiser !
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Partie 1 sur 2: Classement par ordre alphabétique
Étape 1. Décidez du système alphabétique que vous utiliserez
Même quelque chose d'aussi simple que le classement alphabétique offre plusieurs options au choix. Il est important que vous choisissiez un système et que vous l'utilisiez de manière cohérente.
- Le classement lettre par lettre considère chaque lettre de chaque mot dans l'ordre d'apparition, en ignorant les espaces entre les mots.
- Le classement mot à mot classe les éléments en fonction de la première lettre de chaque mot à la suite.
- Le classement unité par unité prend en compte chaque mot, abréviation et initiale, en ordonnant les articles en fonction de ceux-ci. Le système unité par unité est généralement recommandé.
Étape 2. Regroupez les éléments
Une fois que vous avez tous les éléments à classer, décidez comment vous souhaitez regrouper les fichiers. Vous pouvez choisir le format de dictionnaire, dans lequel tous les fichiers sont classés dans un ordre alphabétique, quel que soit le type de fichier ou les éléments qu'il contient. Vous pouvez également utiliser le format encyclopédie, dans lequel les éléments sont regroupés par type ou par sujet, puis chaque groupe est classé par ordre alphabétique.
Si vous avez de nombreux types d'articles à déposer (recettes, reçus fiscaux, lettres, etc.), il peut être utile d'utiliser le format encyclopédie. Regroupez d'abord les éléments par type, puis classez les éléments par ordre alphabétique dans chaque groupe. Gardez les groupes séparés à l'aide de séparateurs ou d'un code couleur
Étape 3. Indexez vos fichiers
L'indexation est la manière de placer chaque section d'un titre dans la bonne unité. Pour indexer les éléments avant de les classer, vous devez décomposer les éléments du nom de chaque élément et créer un nouveau nom alphabétique, qui peut différer du nom standard. Par exemple:
- Supposons que vous ayez les éléments suivants à indexer et à classer: un article sur les oryctéropes intitulé « Nocturnal Feeding of Aardvarks », une biographie de la célèbre experte en oryctéropes Jane A. Doe, et une brochure promotionnelle pour une exposition sur les oryctéropes du zoo de Detroit.
- La biographie de Jane A. Doe serait répertoriée comme « Doe, Jane A. » puisque les noms de famille viennent en premier dans le classement. Elle serait classée sous la lettre « D ».
- L'article « Nocturnal Feed of Aardvarks » pourrait être indexé tel quel, si vous choisissez un regroupement de style dictionnaire. Il pourrait être déposé sous la lettre « N » (pour « Nocturnal »), en utilisant ce groupement.
- Alternativement, vous pouvez indexer « Nocturnal Feed of Aardvarks » comme « Aardvarks, Nocturnal Feeding of ». Cela aurait du sens si vous utilisiez un regroupement de type encyclopédie, et pas seulement pour classer des éléments liés aux oryctéropes. L'article serait alors classé sous « A ».
- La brochure promotionnelle pourrait être indexée en tant que « Aardvarks, expositions (Detroit Zoo) ». Zoo)."
- Alternativement, la brochure promotionnelle peut être indexée comme « Zoo de Détroit (exposition Aardvark). » Cela peut avoir du sens si vous vous attendez à avoir plusieurs articles liés au zoo de Détroit, ou si vous souhaitez utiliser un regroupement de style encyclopédie pour classer les articles par position géographique.
Étape 4. Classez les fichiers par ordre alphabétique selon leur nom indexé
La règle générale de classement par ordre alphabétique est de classer les éléments dans l'ordre de A (premier) à Z (dernier). Utilisez des informations de plus en plus spécifiques pour distinguer et commander des articles séparés. Par exemple:
- L'ordre de vos fichiers indexés à l'étape précédente pourrait alors être (selon le système que vous utilisez): « Doe, Jane A., » « Detroit Zoo (Aardvark Exhibit), » et « Nocturnal Feeding of Aardvarks » OU « Aardvarks, expositions (Zoo de Détroit), " " Aardvarks, Nocturnal Feeding of " et " Doe, Jane A."
- Un fichier pour « Wallaby » viendrait après un fichier pour « Emu ». Un fichier pour "Kangaroo" viendrait entre les deux, et un fichier pour "Aardvark" viendrait avant un pour "Bear" et un pour "Emu". Cela vous donnerait l'ordre de fichier suivant: " Aardvark, " " Ours, " " Emu, " " Kangourou, " " Wallaby ".
- Si vous avez ensuite ajouté un fichier pour "Anteater", il viendrait après tous les fichiers pour "Aardvark". Étant donné que les deux commencent par la lettre « A », vous devez examiner la deuxième lettre de chaque mot (« N » et « A », respectivement) pour déterminer l'ordre, puis organiser les fichiers en fonction de cela. Le nouvel ordre serait: " Aardvark, " " Fourmilier, " " Ours ", " " Emu, " " Kangourou, " " Wallaby ".
Étape 5. Étiquetez vos dossiers de fichiers
Pour faciliter la localisation des éléments, étiquetez chaque dossier de fichiers avec le nom indexé approprié du ou des éléments qu'il contient. Cela facilitera également l'introduction de nouveaux fichiers dans le bon ordre.
- Placez les éléments dans le dossier qui leur est destiné.
- Vous pouvez également trouver utile de coder en couleur vos fichiers pour améliorer la convivialité. Par exemple, si vous utilisez un regroupement de style encyclopédique, attribuez à chaque groupe une couleur distincte et étiquetez chaque élément/fichier de chaque groupe avec sa couleur respective.
Étape 6. Documentez le système d'indexation et de classement
Soyez cohérent avec votre système d'indexation et de classement, quel qu'il soit. Assurez-vous que toute personne ayant accès aux fichiers connaît le système. Par exemple, vous pouvez créer et partager un document qui détaille les règles de votre système de classement. Cela aidera tout le monde à utiliser efficacement le système de classement.
Étape 7. Classez correctement les nouveaux éléments
Placez les fichiers dans l'armoire en fonction des noms indexés et de l'ordre alphabétique, selon le système que vous utilisez. Décalez les fichiers actuels au besoin pour placer les nouveaux fichiers au bon endroit.
Partie 2 sur 2: Traiter des cas particuliers
Étape 1. Classer les éléments sous leur terme significatif
Parfois, il est judicieux de classer les éléments en fonction de mots clés, quel que soit l'ordre dans lequel les mots d'un titre ou d'un nom apparaissent. Cela garantit qu'un fichier peut être indexé et localisé en utilisant le terme le plus logique. Par exemple
La « First Bank of Chicago » pourrait être indexée et déposée sous le nom de « Chicago, First Bank of ». "Chicago" est le terme clé dans cette entrée, plutôt que "First" ou "Bank", surtout si vous pourriez avoir d'autres éléments avec des noms similaires, tels que "First Bank of Tulsa" ou "Chicago Bank and Trust"
Étape 2. Triez les noms par nom de famille
Les normes de classement typiques recommandent d'indexer les individus par leur nom de famille en premier, puisque le nom de famille est considéré comme le terme significatif.
- Ainsi, « Jane A. Doe » serait indexé et classé comme « Doe, Jane A. »
- Mettez les titres (Dr, Mme, Major, etc.) à la fin. "Dr. Jane A. Doe », par exemple, serait indexé et classé comme « Doe, Jane A., Dr.
- En règle générale, commandez les noms tels qu'ils sont orthographiés, lettre par lettre. Par exemple, "MacDonald" viendrait avant "McDonald". De même, « D », « L », « « ? Par exemple, commandez les fichiers « Heinlein », « Le Guin » « L’Engle » et « Wolfe » dans cet ordre (et NON comme « L’Engle, « Le Guin », « « Heinlein, » « Wolfe »).
- Une exception courante à ces règles concernant les noms est lorsque le nom d'un individu fait partie d'un nom d'entreprise ou d'organisation. Dans ces cas, traitez le nom de l'individu comme des unités dans le nom de l'entreprise. Par exemple, « Jane A. Doe Pest Control » serait classé sous « J » et NON indexé en tant que « Doe, Jane A. Pest Control ».
Étape 3. Ignorez les articles, les conjonctions et les prépositions
Les articles (tels que « un », « un » et « le »), les conjonctions (telles que « et », « mais » et « ou ») et les prépositions (telles que « pour », « de » et « in ») sont généralement ignorés lors de l'indexation et du classement par ordre alphabétique, car ils ne sont pas considérés comme des termes importants. C'est le cas même lorsqu'ils forment le début du nom d'un élément. Par exemple:
- « Une enquête sur les pratiques d'alimentation de l'émeu » serait classée sous « E » pour « Emeu » (le mot significatif dans le titre de cet article), plutôt que « A » pour « un ».
- « Doe and Smith Pest Control » serait déposé après « Doe, Jane A. » Les deux noms indexés commencent par le mot « Doe », de sorte que vous passez au terme significatif suivant dans chacun (« Smith » et « Jane », respectivement) pour déterminer l'ordre des fichiers. Ignorez le mot « et », car il n'est pas significatif.
Étape 4. Traitez les abréviations comme si elles étaient épelées
Lors de l'indexation et du classement des éléments, vous pouvez rencontrer des abréviations telles que « Mfg ». (pour « Fabrication ») ou « Inc. » (pour « Incorporé). En règle générale, vous devez indexer et classer les éléments comme si ces abréviations étaient épelées, plutôt que simplement comme des chaînes de lettres.
Par exemple, « Jane A. Doe Mining Company » serait déposé après « Jane A. Doe Mfg »
Étape 5. Classer les chiffres normalement
Lors du classement des éléments par ordre alphabétique, vous pouvez rencontrer des chiffres dans leurs titres. En général, les numéros de dossier sont normalement plutôt que comme s'ils étaient épelés. Les chiffres sont également déposés avant les lettres.
- Par exemple, « 3M Company » serait déposé avant « 100 Great Business Ideas » (puisque « 3 » vient avant « 100 »).
- Les « excellentes idées d'entreprise » et les « grands chefs d'entreprise » seraient classés après « 100 excellentes idées d'entreprise », car les nombres sont disposés avant les lettres.
- Les nombres déjà épelés sont traités comme des mots plutôt que comme des chiffres. Par exemple, classez les éléments « 100 grands chefs d'entreprise », «,
- Si cela sert vos fins de classement, cependant, vous pouvez faire une exception et toujours classer les chiffres comme s'ils étaient épelés.
Étape 6. Traitez les caractères spéciaux
Tout caractère non alphabétique ou non numérique que vous rencontrez lors de l'indexation et du classement des pièces doit être pris en compte. Quoi faire avec ces personnages, cependant, dépend de leur type:
- La ponctuation (comme les apostrophes, les points et les virgules) est généralement ignorée lors de l'indexation et du classement des éléments. Par exemple, classez "Washington's Best Coffee" et "Washington State Fair" dans cet ordre.
- Les signes diacritiques sont traités comme la lettre correspondante, sans le signe diacritique. Par exemple, classez « Éclair » en tant que « Eclair » et « Über » en tant que « Uber ». L'exception à cette règle est lorsque vous déposez selon l'alphabet d'une langue qui utilise des signes diacritiques, auquel cas vous devez suivre l'ordre alphabétique normal de cette langue.
Étape 7. Utilisez la règle générale « rien avant quelque chose » si nécessaire
Généralement, les espaces (y compris la ponctuation et d'autres éléments qui sont ignorés) sont ignorés lors du classement par ordre alphabétique. Cependant, dans les cas où vous avez des éléments qui commencent de la même manière, utilisez un espace ou la règle « rien avant quelque chose » pour déterminer l'ordre de classement.
- Par exemple, classez "North East Bank", "North East Manufacturing" et "Northeast Bank", dans cet ordre.
- De même, "Doe, Jane A." serait déposé avant "Doe, Jane A., Dr."
Étape 8. Distinguer les fichiers par des informations plus détaillées, si nécessaire
Dans des cas plus rares, les informations alphabétiques ne suffisent pas à déterminer l'ordre des fichiers. Dans ces cas, vous devez utiliser des informations supplémentaires pour indexer et commander des articles. Marquez ces informations supplémentaires sur les fichiers respectifs pour vous aider à les distinguer. Par exemple:
- Si vous aviez des articles pour deux personnes différentes nommées Jane A. Doe, vous pourriez les commander par date de naissance. Le dossier « Doe, Jane A. (b. 1853) » viendrait donc avant le dossier « Doe, Jane A. (b. 1967).
- Vous pouvez également commander des articles en fonction de la géographie lorsque vous devez faire des distinctions. Si vous avez des fichiers pour trois banques différentes dans trois endroits différents, et que chaque banque s'appelle « First United Bank and Trust », vous pouvez les classer par ordre alphabétique dans l'ordre « First United Bank and Trust (Georgia) », « First United Bank et Trust (Oklahoma) » et « First United Bank and Trust (Dakota du Sud) ».
- De même, si vous aviez des articles pour deux ours ou types d'ours différents, vous les distingueriez davantage, en fonction de l'espèce, de l'emplacement géographique, etc. dans cet ordre), ou des fichiers sur « Ours (européen) » et « Ours (nord-américain) » (dans cet ordre).
Étape 9. Publiez les exceptions et les règles spéciales
Assurez-vous que tous ceux qui utilisent vos fichiers connaissent les exceptions aux directives standard qui sont prises en compte dans votre système de classement. Cela permettra de s'assurer que tout le monde peut utiliser le système de classement correctement et efficacement.
