Peu de choses sont plus importantes pour un bureau qui fonctionne bien qu'un système de classement qui fonctionne. Que vous soyez le seul à accéder aux fichiers ou que vous les partagiez avec un personnel, le système de classement que vous choisissez doit être organisé pour que chacun puisse trouver ce qu'il cherche. Si le système de classement est difficile à utiliser, vous vous accrocherez aux papiers de peur de les perdre dans les dossiers, et vous aurez bientôt des tas de papiers recouvrant votre bureau.
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Étape 1. Choisissez un système de classement
Quoi qu'il en soit, cela doit avoir du sens, afin que vous sachiez exactement où se trouve chaque morceau de papier. Vos options sont:
- Alphabétique. Ce système est le meilleur lorsque la plupart de vos fichiers seront des noms de clients, de patients ou de clients.
- Sujet ou catégorie: la plupart des systèmes de fichiers sont organisés par sujet ou par catégorie, ce qui fonctionne bien lorsqu'il est correctement configuré, mais peut également être le plus déroutant lorsqu'il ne l'est pas.
- Numérique/Chronologique. C'est mieux lorsque vos fichiers se composent principalement de documents numérotés ou datés, comme des bons de commande ou des reçus.
Étape 2. Remplissez vos tiroirs de dossiers avec des dossiers suspendus
Les dossiers suspendus ne seront jamais retirés, servant de place pour les enveloppes manille que vous retirerez du tiroir.
Étape 3. Triez vos papiers en piles par catégorie
Si un tas mesure plus d'un pouce ou deux de haut, divisez-le en sous-catégories. Si un tas est trop fin, combinez-le avec un autre tas et renommez-le. Les noms des piles devraient permettre de déterminer facilement dans quelle pile chaque morceau de papier entre.
Étape 4. Placez chaque pile dans une chemise en papier et étiquetez-la clairement
Il est préférable d'utiliser des dossiers avec des onglets au centre plutôt qu'en quinconce, car cela rend les fichiers plus nets.
Étape 5. Placez les dossiers de manille dans les dossiers suspendus
Pour la plupart des fichiers, les dossiers suspendus normaux fonctionneront, mais pour les fichiers épais ou les fichiers que vous deviez diviser en sous-catégories, utilisez les dossiers inférieurs. Vous pouvez commander les dossiers comme vous le souhaitez, mais la plupart des gens utilisent un système alphabétique à ce stade.
Étape 6. Étiquetez les dossiers suspendus avec les mêmes noms que les dossiers de manille
Placez toutes les languettes en plastique sur la gauche du dossier, sauf si vous utilisez un classeur latéral. Pour les dossiers latéraux, qui vont de gauche à droite lorsque vous ouvrez le tiroir plutôt que d'avant en arrière, placez les onglets sur le côté droit.
Étape 7. Placez une réserve de dossiers suspendus et manille près des fichiers afin de pouvoir facilement ajouter un dossier si vous vous retrouvez avec un morceau de papier qui n'appartient pas à un dossier existant
Évitez les dossiers trop épais ou trop fins. Vous pouvez également modifier l'étiquette des dossiers et redistribuer les documents si vous décidez que vous devez reclasser les catégories.
Étape 8. À la fin de l'année, supprimez tous les dossiers, étiquetez les nouveaux dossiers de manille avec les mêmes noms de catégorie et placez-les dans les fichiers
Parcourez les anciens dossiers pour voir si quelque chose doit être transféré vers les fichiers actuels et placez le reste dans votre archive.
Des astuces
Vous pourriez être tenté d'attribuer un code couleur à vos fichiers, d'utiliser votre ordinateur pour imprimer des étiquettes de fichiers ou de rendre vos fichiers plus attrayants. Cependant, lorsque vous devez apporter une modification, telle que l'ajout d'un seul dossier, vous serez mécontent si vous constatez que vous n'êtes pas dans les bons dossiers de couleur ou que vous devez écrire à la main une étiquette de fichier. Il est préférable de garder les choses simples
Mises en garde
- Ne créez jamais une pile de divers pour ce que vous ne pouvez pas catégoriser, car tout finira là.
- Une fois que vous avez établi un système de classement, vous devez suivre votre classement. Prévoyez du temps chaque jour pour prendre les papiers de votre bureau et les classer. Résistez à la tentation de placer un panier de classement profond au-dessus de vos fichiers, car vous ne ferez que le remplir et il deviendra un autre fichier.
