L'organisation d'un classeur peut être difficile, qu'il s'agisse d'un classeur à domicile rempli de factures payées et d'informations fiscales ou d'un classeur de travail rempli de projets et de factures terminés. Organisez votre classeur en vous débarrassant des anciens fichiers, en trouvant un système de classement qui vous convient et en le maintenant continuellement.
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Partie 1 sur 4: Purger les anciens documents
Étape 1. Achetez un classeur si vous n'en avez pas
Recherchez une armoire de bonne qualité, de bonne taille pour votre maison ou votre bureau, tout en respectant votre budget. Envisagez une armoire ignifuge et étanche, en cas de catastrophe naturelle qui pourrait frapper votre maison. Un paquet de telles armoires se trouve dans les magasins locaux, les magasins de meubles, les ateliers de menuiserie et les centres commerciaux.
Étape 2. Commencez à parcourir vos fichiers
Mettez de côté tout ce qui est manifestement ancien ou inutile. Mettre de côté:
- Reçus pour les produits que vous ne possédez plus.
- Courrier indésirable
- Anciennes factures de services que vous n'utilisez plus
- Lettres commerciales d'un ancien travail
- Des tampons dont vous n'avez plus besoin
Étape 3. N'ayez pas peur de vous débarrasser des choses
Bien que certains documents tels que les certificats de naissance et les informations fiscales soient évidemment importants, il peut y avoir du courrier indésirable ou d'anciens reçus qui semblent importants mais ne le sont pas vraiment. Pensez à chaque document lorsque vous prenez votre décision et demandez-vous s'il pourrait être utile à l'avenir. Si vous ne voudriez pas le manquer s'il disparaissait pendant un an, il n'y a probablement pas de mal à le jeter.
Étape 4. Soyez prudent lorsque vous jetez des objets au travail
Assurez-vous de demander à vos superviseurs avant de jeter quoi que ce soit, car cela peut être plus important que vous ne le pensez. Votre entreprise peut également avoir des politiques sur la durée de conservation des objets et la manière dont ils doivent être éliminés.
Étape 5. Décidez quelles choses doivent être conservées
Cela dépendra généralement de leur actualité ou de leur utilité. Faites preuve de discrétion et demandez-vous si les documents seront utiles ou nécessaires à l'avenir. S'ils sont vraiment importants, gardez-les. Pour les informations fiscales, les dossiers d'assurance et les documents vitaux, conservez-les pendant les périodes suivantes:
- Conservez les informations de la déclaration de revenus pendant 7 ans, ainsi que tous les reçus pour les articles que vous avez déduits de vos impôts. L'IRS peut vérifier toute déclaration jusqu'à 6 ans après le dépôt de vos impôts.
- Conservez les dossiers d'assurance, les relevés hypothécaires et les preuves de dons de bienfaisance jusqu'à trois ans.
- Assurez-vous de conserver les documents très importants comme les certificats de naissance et de mariage, les cartes de sécurité sociale, les titres, les actes et les passeports. Gardez-les en sécurité et ne vous en débarrassez jamais.
Étape 6. Déchiquetez tous les documents que vous avez mis de côté
Jeter des documents non déchiquetés peut laisser vos informations personnelles exposées à toute personne qui les voit. Même si vous ne savez pas si le document est sensible, il est préférable de le déchiqueter car il peut contenir des adresses, des dates de naissance ou d'autres informations.
Étape 7. Détruisez ou détruisez également les médias numériques
De nombreuses villes et entreprises auront des jours de déchiquetage où les habitants ou les employés peuvent apporter de vieilles disquettes, CD ou disques durs à détruire. Ils s'assureront que c'est fait correctement.
Partie 2 sur 4: Organiser vos documents importants
Étape 1. Commencez à organiser les fichiers restants
Déplacez-vous vers un bureau ou une grande table et organisez les papiers en piles qui sont logiques et sensées pour vous. Ceux-ci deviendront vos fichiers individuels. Faites des tas qui vous aideront à trouver exactement ce que vous cherchez. Considérez des catégories pour les armoires domestiques telles que:
- Utilitaires
- Auto
- Médical
- Animaux
- Entreprise
- Accueil
- Impôts
- Finances
Étape 2. Demandez conseil à vos collègues sur les armoires de travail
Il peut y avoir des conventions d'entreprise spécifiques pour l'organisation des papiers sur votre lieu de travail. Sinon, classez par ordre chronologique ou alphabétique. Demandez à des collègues bien rangés quels systèmes fonctionnent le mieux pour eux.
Étape 3. Gardez vos catégories simples
Plus vous êtes précis, plus vous aurez de fichiers, ce qui signifiera plus d'encombrement dans votre armoire. Gardez vos fichiers principaux plus généraux, puis organisez les documents qu'ils contiennent.
Étape 4. Décidez si vous souhaitez organiser par nom ou par date
Une fois que vous avez trié chaque papier dans sa pile correcte, commencez à les organiser de manière à ce qu'il soit facile à trouver.
- Pour les listes alphabétiques, comme les marques sur les reçus, placez les éléments commençant par A en haut de la pile, en descendant jusqu'à Z.
- Pour les dépôts chronologiques, comme les dates des déclarations de revenus, placez les documents les plus récents en haut de la pile, en travaillant vers les documents les plus anciens en bas.
Étape 5. Placez chacune de vos piles dans un dossier
Insérez les papiers de manière à ce que le document en haut de la pile soit à l'avant de la plieuse. Cela gardera les documents dans le même ordre que vous les avez organisés.
Partie 3 sur 4: Rendre les fichiers faciles à trouver
Étape 1. Étiquetez clairement chaque dossier
Assurez-vous que l'écriture sur l'onglet est grande, lisible et logique pour vous et les autres membres de votre bureau ou de votre famille. Utilisez une étiqueteuse pour plus de clarté.
Étape 2. Laissez chaque tiroir contenir sa propre catégorie et étiquetez-la également clairement
Divisez vos dossiers entre les tiroirs de manière logique, chaque tiroir contenant une catégorie distincte. Chaque catégorie doit contenir des fichiers associés, ce qui vous aidera à trouver des choses plus facilement.
- Les informations financières telles que les documents fiscaux, les dossiers d'investissement et les relevés hypothécaires peuvent aller dans un seul tiroir.
- Les documents personnels comme les certificats de naissance, les passeports et les dossiers médicaux peuvent aller dans un autre tiroir.
- Les manuels d'instructions pour divers articles peuvent aller dans un autre.
Étape 3. Pensez à utiliser des dossiers colorés
Si vous mémorisez la couleur correspondante, vos papiers seront beaucoup plus faciles à trouver. Si vous avez déjà des chemises manilla, ajoutez-y de la couleur avec des surligneurs ou des marqueurs de couleur. Les étiquettes colorées peuvent être utilisées plus subtilement dans le même but.
Étape 4. Utilisez votre système de couleurs pour créer des sous-catégories dans vos tiroirs
Un tiroir de documents d'information, par exemple, peut être divisé en dossiers tels que « Manuels électroniques », « Manuels d'outils électriques » et « Manuels de fournitures de nettoyage ».
Étape 5. Changez votre système si cela n'a pas de sens
Après un mois ou deux d'utilisation, n'ayez pas peur de changer les choses qui ne fonctionnent pas pour vous. Déplacez différents fichiers au premier plan ou séparez des catégories difficiles à distinguer. N'oubliez pas que votre classeur est un système pour vous et qu'il doit se conformer à votre flux de travail.
Partie 4 sur 4: Maintenir l'organisation
Étape 1. Soyez proactif pour rester organisé
Portez une attention immédiate au courrier et aux documents au fur et à mesure qu'ils arrivent, et une fois que vous les avez traités, classez-les immédiatement.
Étape 2. Configurez une boîte de réception sur votre bureau à la maison ou au bureau
Consultez votre courrier entrant une fois par jour. Vous ne perdrez rien de cette façon, et cela ne s'accumulera pas. Le classement ne semblera pas une telle corvée, c'est fait petit à petit.
Étape 3. Réorganisez souvent votre armoire
Une réorganisation annuelle est recommandée, et vous pouvez même la nettoyer tous les trimestres si vous avez un grand nombre de fichiers. La principale source d'encombrement dans les classeurs sont les vieux documents dont vous n'avez plus besoin, alors purgez et déchiquetez les vieilles choses si nécessaire.
Étape 4. Envisagez de convertir certains de vos fichiers sur des supports numériques
Plus vous pouvez conserver de documents au format numérique, moins vous aurez d'encombrement physique dans un classeur. Les bons candidats pour la numérisation incluent les reçus, les preuves de don ou les relevés bancaires. Certains peuvent même être déjà disponibles en ligne.
Étape 5. Créez un document maître
Dans le document, expliquez comment fonctionne votre système de classement et où se trouvent les choses. En cas d'urgence ou de problème imprévu, d'autres peuvent avoir besoin de savoir comment rechercher vos fichiers.
Des astuces
- Gardez vos classeurs verrouillés si vous avez des enfants curieux ou des membres de votre famille indiscrets.
- Si vous rencontrez des problèmes pour ouvrir la serrure, consultez Comment choisir une serrure de classeur.
- Conservez les documents très sensibles comme les certificats de naissance ou les titres de propriété dans un coffre-fort ou un porte-documents à l'épreuve du feu si vous craignez que le classeur ne soit pas assez sûr.
Mises en garde
- Si vous vivez dans une zone sujette aux tremblements de terre, boulonnez les armoires à un mur stable. Cela les empêchera de tomber sur une personne ou de bloquer une porte lors d'un événement sismique.
- Chargez vos fichiers avec soin. Si un tiroir supérieur est plein et que les tiroirs inférieurs sont vides, il peut basculer.
