Un énoncé des travaux (EDT) est un document (et, généralement, un contrat légal) qui formalise l'entente entre un entrepreneur et un client. Pour chaque projet, l'EDT énonce les services spécifiques à fournir (généralement décomposés en tâches distinctes à accomplir), le délai dans lequel ces tâches et services doivent être exécutés, ainsi que le montant et les dates d'échéance du paiement. Son objectif fondamental est de servir de feuille de route au projet et de documenter les attentes des parties. Il doit s'agir d'une description claire et simple en anglais de « Pourquoi », «,
Pas
Méthode 1 sur 2: Suivre les directives générales
Étape 1. Rédigez le SOW avant de commencer le travail
L'EDT est généralement créé une fois les négociations contractuelles de base terminées, mais avant le début de tout travail sur un projet. Parfois, cependant (en particulier avec les projets urgents), les négociations peuvent se poursuivre après le début des travaux et l'EDT n'est pas finalisé tant que le projet n'est pas bien avancé.
Étape 2. Recherchez le format SOW requis
Il n'y a pas un seul SOW standard car différents secteurs et projets ont des livrables et des flux de travail différents. Un bon SOW est un SOW personnalisé.
Étape 3. Faites les choses correctement du premier coup
Bien que l'EDT d'origine lui-même ne soit généralement pas révisé, un accord parallèle distinct appelé ordre de modification est généralement utilisé pour modifier les conditions de l'EDT. C'est une bonne idée d'inclure un formulaire de demande de modification vierge avec l'EDT. Gardez à l'esprit que les ordres de modification peuvent augmenter le coût du projet. Un SOW bien rédigé peut aider à réduire le besoin d'un ordre de modification. Aucun client ne souhaite se retrouver dans une position où ses attentes spécifiques ne sont pas documentées, ce qui peut entraîner des retards, une augmentation du coût total ou de l'insatisfaction.
Méthode 2 sur 2: Maîtriser le style et les spécificités des SOW
Étape 1. Inclure l'objectif
Cette section répond à la question « Pourquoi ? » Il s'agit d'un aperçu de haut niveau du projet et de ses objectifs. Les descriptions générales sont acceptables lors de la rédaction de cette « vue d'ensemble » du projet, mais évitez un langage qui pourrait être interprété de plusieurs manières. Être clair; décrire des objectifs mesurables et réalisables qui peuvent être atteints de manière réaliste dans le délai spécifié.
Étape 2. Incluez une discussion sur la portée
Cette section fournit un énoncé définitif (pas d'options ni d'alternatives) du « quoi ? » et comment? Quel est le travail? Comment s'accomplira-t-il ? Ou, souvent, ce qui n'est PAS le travail et ce qui ne sera PAS accompli. Quelles sont les hypothèses ? Quels livrables (éléments que l'entrepreneur présente à un client pour examen et approbation) sont produits ? Ce qui, en dehors des livrables, doit se passer administrativement (gestion de projet) en termes de rapports d'avancement, de suivi du temps et d'autres communications.
Étape 3. Ajoutez l'emplacement, si possible
Cette section facultative décrit où le travail sera effectué (le cas échéant).
Étape 4. Incluez un délai
Cette section facultative spécifie le temps total autorisé pour l'achèvement du projet, le nombre maximal d'heures facturables par période et les heures spécifiques pour les examens formels ou d'autres jalons du projet.
Étape 5. Définissez le programme
Cette section indique quelles tâches doivent être terminées à quelle date/heure, et qui est responsable de leur réalisation. Les descriptions des tâches et des résultats (principalement les livrables) doivent être détaillées, sans ambiguïté et simples afin qu'elles soient faciles à comprendre. Outre les livrables, le calendrier peut contenir des entrées pour les tests d'assurance qualité, les tests consommateurs et les rapports d'avancement.
- Bien que le calendrier doive être précis, ne vous concentrez pas sur le « Comment » car cela peut mettre trop d'obstacles à la réussite du projet. Une description de base de la méthodologie requise à utiliser est suffisante.
- Le calendrier intègre souvent des détails sur les critères d'acceptation (pour mesurer la qualité du résultat) et les jalons de paiement (généralement lors de l'acceptation des principaux produits livrables), bien que ceux-ci puissent être décrits dans une section différente et distincte.
Étape 6. Incluez une section sur l'acceptation
Cette section décrit le mécanisme par lequel les parties détermineront si le produit ou le service est acceptable. Les critères peuvent aller de normes de qualité mesurables à un nombre spécifié de tests, mais doivent dans tous les cas se prêter à une évaluation objective.
Étape 7. Spécifiez les normes
Cette section décrit toutes les normes de l'industrie qui doivent être respectées pour exécuter le contrat. Plutôt que de reproduire physiquement les normes de l'industrie dans l'EDT, il suffit de faire spécifiquement référence à un ensemble de normes.
Étape 8. Inclure toutes les exigences de main-d'œuvre
Cette section spécifie toutes les exigences particulières en matière de main-d'œuvre, par exemple, le nombre d'employés pour le projet, les exigences en matière d'éducation (diplômes ou certifications).
Étape 9. Notez le prix
Cette section aborde la question « Combien ? » Le paiement est-il forfaitaire ? Comment les dépenses/coûts sont-ils pris en compte ? Le paiement sera-t-il effectué en une seule fois ou en plusieurs fois ? Quel est le calendrier de paiement ? Y a-t-il des jalons de paiement ?
Étape 10. Incluez toutes les hypothèses
La plupart des projets sont imprégnés de diverses inconnues, pour lesquelles les parties doivent faire une variété d'hypothèses. Essentiellement, les hypothèses sont les conditions que l'entrepreneur s'attend à voir exister afin d'achever le projet conformément aux termes de l'EDT. Par exemple, l'entrepreneur peut supposer que ses employés auront accès au réseau informatique du client afin d'installer le logiciel livrable. La section Hypothèses doit identifier autant d'hypothèses que possible et énoncer un plan d'urgence ou les conséquences en cas d'échec de l'une des hypothèses.
Étape 11. Inclure les paramètres pour la gestion de projet
Cette section décrit le processus de suivi de l'avancement du projet. Incluez des éléments tels que: des réunions hebdomadaires, des rapports d'état réguliers, des rapports d'avancement réguliers et des réunions d'équipe de gestion de projet. Cette section est également un bon endroit pour décrire toutes les obligations supplémentaires qui pourraient découler du projet, telles que l'entretien et la réparation après la conception et/ou l'installation initiales.
Des astuces
- Le cas échéant, il est généralement dans l'intérêt du client de retenir une partie du paiement final jusqu'à ce que tous les produits livrables fonctionnent ensemble.
- En règle générale, un SOW bien rédigé ne doit faire référence à aucun document externe (hormis les normes de l'industrie).
- Assurez-vous de saisir toutes les promesses faites lors des argumentaires de vente et des négociations contractuelles dans votre SOW avant le démarrage du projet.
- En détaillant le calendrier, utilisez un langage de calendrier qui permet une certaine flexibilité. Par exemple, « deux mois après X, Q. A. les tests seront terminés », plutôt que « Le 5 juin, Q. A. les tests seront terminés. Cela permet au projet de se dérouler en douceur (sans ordres de modification) en cas de retard plus tôt dans le processus.
- L'EDT peut être désigné « Confidentiel ». Si c'est le cas, l'EDT doit contenir une brève section décrivant les conséquences (généralement une sanction pécuniaire fixe) pour toute violation de la confidentialité.
