Si vous travaillez avec l'association du gouvernement étudiant de votre école, vous pourriez vous retrouver impliqué dans la planification de la danse du retour à la maison. Une danse scolaire est un grand événement, et bien en planifier un signifie non seulement choisir des thèmes et des décorations, mais aussi équilibrer les budgets, réserver des divertissements et aider à coordonner un grand nombre de bénévoles. Le processus de planification peut être long, mais si vous vous assurez d'avoir suffisamment d'aide, d'argent et de temps lorsque vous commencez, vous pouvez organiser une danse de retour réussie.
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Partie 1 sur 4: Impliquer les gens
Étape 1. Recrutez des bénévoles
La planification d'une danse demande beaucoup de travail, il est donc préférable d'avoir une équipe de personnes pour vous aider. Formez un comité de 5 à 10 bénévoles qui veulent travailler sur la danse du retour aux sources.
- Impliquez les officiers de classe. C'est un moyen simple de garantir que toutes les classes ont une voix égale dans le processus de prise de décision.
- Recruter à l'extérieur du gouvernement étudiant. Si votre organisation le permet, recrutez des étudiants de tout le campus qui souhaitent s'impliquer dans des activités de leadership.
- Collaborez avec d'autres organisations telles que des groupes d'encouragement ou des groupes de leadership étudiant. Cela vous offre plus de soutien de la part du corps étudiant ainsi que des bénévoles potentiels.
Étape 2. Créez une liste de tâches de base
Au fur et à mesure que la planification de la danse progresse, cette liste peut s'allonger, mais elle aidera votre équipe à rester concentrée. Commencer avec:
- Date
- Thème
- Emplacement
- Décorations
- DJ
- Photographe
- Rafraîchissements
- Chaperons
- Budget
- Conseiller facultaire
Étape 3. Déléguez
Une fois que vous avez vos bénévoles, il est important de vous assurer qu'ils savent tous quels travaux doivent être effectués. Mettez certaines personnes en charge de certaines questions et déléguez ce qui doit être fait à la bonne personne.
- Certains travaux, comme le choix d'un conseiller et d'un thème, doivent être effectués en équipe. D'autres, comme l'obtention de devis de lieux et de photographes, peuvent être gérés par un individu ou un petit sous-comité.
- Demandez à des groupes de couvrir le lieu, les divertissements, la publicité, la vente de billets et la décoration.
- Vérifiez régulièrement avec votre équipe. Demandez « Avons-nous déjà terminé ? » ou « Comment allons-nous trouver un DJ ? » chaque fois que votre équipe se réunit pour aider tout le monde à rester concentré.
- Mettez en place un système d'enregistrement afin que les gens puissent signaler leurs progrès. Ayez un espace où vous pouvez rédiger une grande liste de contrôle de ce qui doit être fait, ou gardez un calendrier partagé entre votre groupe afin que chacun puisse rendre compte de ses progrès.
Étape 4. Trouvez un conseiller pédagogique
Comme d'autres groupes d'étudiants, un comité de retour au pays aura besoin d'un conseiller pédagogique. Si l'un n'est pas pré-affecté, trouvez un enseignant en qui vous avez confiance ou qui est bien recommandé par les autres membres du comité.
Votre conseiller devrait être impliqué dans les plans de votre comité. Tenez-les au courant de tout ce que vous faites en les faisant assister aux réunions de planification et en leur fournissant des notes de réunion
Étape 5. Recrutez des chaperons
Les parents bénévoles sont importants non seulement pour surveiller les élèves, mais aussi pour aider à la mise en place et au déroulement de la danse. Rassemblez un groupe de parents bénévoles pour aider le soir de la danse.
- Vérifiez auprès de votre école pour savoir combien de chaperons elle a besoin par élève. De nombreuses écoles ont leurs propres directives et il est important de se conformer aux règlements de votre propre école.
- Travaillez avec l'association parents-enseignants de votre école pour trouver des bénévoles. Demandez à assister à une réunion afin de pouvoir leur présenter directement l'opportunité et de faire circuler une liste d'inscription.
Partie 2 sur 4: Planifier les finances de la danse
Étape 1. Obtenez des devis
Si vous embauchez un DJ, faites préparer des rafraîchissements, faites appel à un professionnel pour les décorations ou embauchez un photographe professionnel, commencez à recueillir des devis au moins un mois à l'avance.
- Renseignez-vous sur les suppléments ou les frais d'équipement, ainsi que les taux horaires. Renseignez-vous sur ce que vos fournisseurs fourniront et ce que vous êtes censé avoir. Par exemple, vérifiez auprès de votre DJ s'il fournit le système de sonorisation ou si vous devrez en louer un ailleurs.
- Contactez au moins trois options pour chaque fournisseur afin de vous assurer d'obtenir des prix compétitifs.
Étape 2. Faites votre budget
Votre budget dictera une grande partie de ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire. Parlez à votre trésorier du gouvernement étudiant pour mieux comprendre combien d'argent votre comité doit dépenser pour la danse.
- Demandez à votre conseiller pédagogique de vérifier le budget. Voyez si l'école contribuera quoi que ce soit en dehors de l'argent du gouvernement étudiant.
- Planifiez votre budget pour englober tout ce dont vous aurez besoin. Utilisez les devis que vous avez reçus de vos fournisseurs ainsi que les plans budgétaires et les reçus des années précédentes pour déterminer ce que coûtera la danse.
- Ne laissez pas votre budget dépasser le montant dont vous disposez. Revoyez souvent votre budget pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie.
Étape 3. Collecte de fonds
Si votre budget n'est pas suffisant pour couvrir le coût de la danse, créez un plan de financement avec votre comité. Explorez plusieurs options à la fois sur et hors campus.
- Organisez des ventes de pâtisseries sur le campus pendant les périodes de dîner ainsi qu'avant et après l'école.
- Collaborez avec d'autres groupes d'étudiants pour collecter des fonds en organisant des événements tels qu'un lave-auto. Les événements qui vous permettent d'entrer en contact avec votre communauté vous offrent plus d'opportunités de gagner de l'argent.
- Demandez aux restaurants locaux s'ils proposent des soirées de collecte de fonds. Certains restaurants peuvent proposer des programmes qui reversent un certain pourcentage des bénéfices de la soirée à une organisation étudiante. Associez-vous à un restaurant local et faites passer le mot via des dépliants, des e-mails et des réseaux sociaux.
Partie 3 sur 4: Planification de la logistique de la danse
Étape 1. Choisissez un thème
Au moins un mois avant la danse, préparez un thème. Proposez cinq ou six idées de thèmes en tant que comité et votez à travers le campus pour que les étudiants puissent choisir leur favori.
- Obtenez l'approbation de votre conseiller en personnel pour tout thème potentiel. Obtenir le thème dégagé dès le début empêche une désapprobation potentielle ultérieure.
- Choisissez des thèmes qui correspondent à l'ambiance de la danse. Si vous voulez une danse plus formelle, un thème Old Hollywood pourrait être plus approprié. Si vous voulez une danse plus décontractée, quelque chose comme Beach Luau peut mieux vous convenir.
Étape 2. Réservez un lieu
Que la danse ait lieu dans un hôtel local ou dans le gymnase de l'école, assurez-vous de réserver une salle le plus tôt possible. Le dépôt d'une réservation de chambre appropriée auprès de votre école garantit que vous obtenez l'espace dont vous avez besoin.
- Faites une copie du contrat de salle ou de la réservation de la salle pour vos propres dossiers, afin de pouvoir vous y référer chaque fois que vous en avez besoin.
- Incluez toutes les installations nécessaires sur votre réservation. Si vous avez besoin de la salle de sport, des salles de bain et de la cuisine pour stocker des rafraîchissements, assurez-vous de les lister tous.
Étape 3. Réservez vos fournisseurs
Réservez votre DJ, photographe et autres dès que le budget est défini. Réservez tout autre équipement dont vos fournisseurs pourraient avoir besoin, comme des systèmes audio, à ce moment également.
- Travaillez avec votre conseiller du personnel pour vous assurer que tous les contrats sont correctement rédigés et incluent toutes les informations dont votre école a besoin.
- Conservez des copies de tout contrat ou accord pour examen par votre comité.
Étape 4. Créez un plan de jour
Avant que tout ne devienne trop mouvementé avec le reste du retour à la maison, faites un plan détaillé de la façon dont vous voulez que le jour de la danse se déroule. Définissez votre jour de plan un mois à l'avance.
- Ayez un plan d'étage détaillé de votre emplacement et de la façon dont vous souhaitez décorer.
- Dessinez où le DJ doit aller, où la table des tickets est installée, où les lumières doivent être suspendues et d'autres détails.
- Créez un plan pour le vestiaire. Décidez où les manteaux seront stockés, où la table sera mise et comment vous étiqueterez les manteaux pour les garder organisés. Assurez-vous également d'avoir au moins un volontaire pour tenir la table et deux pour récupérer les manteaux.
- Désignez quelqu'un comme coordinateur de jour. Cette personne communiquera avec les bénévoles le soir du bal et résoudra les problèmes qui pourraient survenir.
Étape 5. Faites du shopping
Procurez-vous toutes les fournitures dont vous avez besoin pour décorer deux à trois semaines à l'avance. De cette façon, vous avez amplement le temps de trouver des alternatives à quelque chose si vous ne pouvez pas le trouver localement. Achetez de la nourriture le jour même ou la veille pour que rien ne se passe mal.
- Vérifiez auprès des magasins locaux s'ils sont prêts à faire don de certains articles ou à offrir un rabais à l'école.
- Mettez les articles plus gros ou les articles périssables en attente. Parlez à votre marché local de la possibilité de réserver des plateaux-repas à l'avance et de les récupérer le jour de la danse. Faites de même pour les gros objets décoratifs que vous ne pourrez peut-être pas ranger facilement sur le campus.
Étape 6. Vendez des billets
Commencez à vendre des billets au moins deux semaines avant la danse proprement dite. Complétez les ventes avec des publicités dans les annonces de l'école, ainsi que des bannières et des affiches sur le campus.
- Annoncez les dates de vente et les prix des billets à l'avance dans le journal de votre école, lors des annonces de votre école, sur le site Web de votre école ainsi que sur les réseaux sociaux.
- Mettre en place une table à vendre avant et après l'école pendant une demi-heure à une heure, ainsi que pendant les périodes de déjeuner.
- Créez un horaire de bénévolat pour vous assurer que la table est occupée pendant toutes les heures de vente. Travaillez avec votre trésorier pour obtenir d'autres bénévoles, si besoin est.
- Commandez votre caisse au moins une semaine avant de commencer à vendre des billets. Demandez à votre trésorier si la caisse sera fournie par l'association du gouvernement étudiant, l'administration de l'école ou par une autre source.
Partie 4 sur 4: Mise en place de la danse
Étape 1. Préparez-vous pour la semaine précédente
La plupart des écoles mènent à leur bal des retrouvailles avec une semaine de l'esprit des retrouvailles. Les semaines spirituelles impliquent souvent de nombreux événements, alors assurez-vous de savoir qui et ce qui sera disponible pour vous.
- Discutez avec votre conseiller du personnel de l'équipement tel que les tables et les chaises. Assurez-vous que ceux-ci sont prêts pour vous au moins quelques heures avant la danse afin que vous puissiez vous installer.
- Discutez avec l'administration de l'école pour vous assurer que vos vendeurs ont des zones désignées pour se garer, décharger et installer. N'oubliez pas que ceux qui ont de l'équipement lourd devront être à proximité du site.
- Créez un plan pour le jour de la danse. Travaillez avec votre comité et tout autre bénévole pour assigner des tâches telles que la mise en place des chaises et la décoration. Assurez-vous que tout le monde connaît son travail bien à l'avance.
Étape 2. Configurez le lieu
Donnez-vous et vos bénévoles au moins six heures pour mettre en place la danse. Installez les décorations autant que possible avant l'arrivée de vos vendeurs.
- Demandez au DJ, au photographe et aux accompagnateurs d'arriver tôt. Montrez au DJ la zone où il travaillera et faites visiter l'espace au photographe.
- Déléguez des tâches aux chaperons, telles que l'aide au vestiaire, la surveillance de la piste de danse ou le contrôle des foules. Montrez-leur où ils doivent être et mettez-les en contact avec le coordinateur du jour.
Étape 3. Profitez de la danse
Assurez-vous que vous et tous vos bénévoles avez également du temps pour profiter de la danse. Intégrez des pauses dans l'emploi du temps de vos bénévoles afin que chacun ait le temps de s'amuser.
- Par exemple, laissez un preneur de billets soulager votre coordinateur de jour pendant un certain temps une fois que tout le monde est entré, ou demandez à un chaperon de se présenter au vestiaire pendant que les gardiens de manteau vont danser.
- Vos bénévoles sont aussi des étudiants. Donnez-leur le temps de profiter de leurs efforts.
Étape 4. Nettoyez le lieu
Dès que la danse est terminée, commencez à retirer les décorations et à nettoyer. Découvrez de quoi les services d'installations de votre école s'occuperont et prévoyez de faire le reste avec vos bénévoles.
- Les services des installations couvrent souvent des choses comme l'aspirateur, la vadrouille et le nettoyage de la salle de bain. Les décorations, les tables, les chaises et l'équipement sont souvent la responsabilité du comité des retrouvailles.
- Apportez des produits de nettoyage supplémentaires tels que des serviettes en papier, des sacs poubelles, des éponges et une solution de nettoyage. Cela aidera à prendre soin des petites marques ou éraflures autour de la salle.
- Assurez-vous que tous les déchets arrivent dans une zone de déchets désignée. Demandez à votre école si vous devez planifier un dépôt et un ramassage de la benne à ordures pour le nettoyage de l'événement.
- Essayez de recruter autant d'aide que possible pour le nettoyage. C'est aussi une bonne idée d'avoir des bénévoles qui se promènent pendant l'événement et qui ramassent les ordures pour qu'il y ait moins de choses à faire après.
Vidéo - En utilisant ce service, certaines informations peuvent être partagées avec YouTube
Des astuces
- Assurez-vous d'annoncer votre danse autant que possible autour de l'école. Utilisez des affiches petites et grandes avec des annonces de bulletin et des annonces de PA.
- Gardez la danse abordable. C'est censé être un événement amusant et les élèves n'iront pas s'ils estiment que cela n'en vaut pas la peine. Regardez les années passées pour voir combien coûtent les billets et essayez de ne pas augmenter le prix de plus de quelques dollars.
- Les thèmes des danses peuvent aller de Ready Set Glow à Under the Sea en passant par une nuit à Athènes. Obtenez des idées créatives et sources de la part du corps étudiant.
