Besoin d'animation pour un lieu ou un événement ? Vous pouvez apprendre à trouver et à sélectionner un groupe approprié, à les réserver et à vous assurer que votre événement se déroule sans heurts.
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Partie 1 sur 3: Choisir la bonne bande
Étape 1. Établissez un budget de fonctionnement
Combien pouvez-vous vous permettre de dépenser pour un groupe en tournée ? Combien devez-vous dépenser pour sécuriser le lieu, l'équipe de maison, les barmans, le personnel de porte et les autres membres de l'équipe pour le spectacle ? Combien pouvez-vous raisonnablement espérer gagner en ventes de billets ? Avant de chercher des groupes, répondez à ces questions.
- La plupart des grands groupes de tournée exigent des frais garantis pour apparaître, en plus ou au lieu d'une part du billet pris à la porte. Cela signifie que si vous réservez un big band et que personne n'achète de billets, vous devrez toujours payer des frais importants.
- De nombreux petits groupes acoustiques peuvent être réservés pour un prix relativement bas, entre 750 et 1 200 $, tandis que les grands groupes commanderont des garanties de plus de 2 500 $ et plus pour plusieurs heures de divertissement.
Étape 2. Considérez votre public de manière réaliste
Lorsque vous réservez un groupe pour jouer lors de votre événement, festival ou salle, vous devez choisir un groupe approprié pour le travail. À qui allez-vous amener de façon réaliste les gens de votre région à payer cher pour venir voir ? Ou, qui votre public cible voudra-t-il voir jouer ?
- Parfois, le public sera fixé, dans le cas d'un mariage ou d'un autre rassemblement, tandis que d'autres fois, vous aurez un public variable et l'acte que vous apporterez attirera différentes personnes à venir.
- Être réaliste. Allez-vous être capable d'avoir un groupe de death metal/bluegrass scandinave pour remplir un concert dans une grande salle au milieu de l'Iowa rural ? Ne dépensez pas votre argent bêtement si vous ne pouvez pas remplir l'espace.
Étape 3. Dressez une liste de souhaits de groupes
Avec qui aimeriez-vous faire jouer votre salle ou votre événement ? Même si vous embauchez un groupe pour jouer votre mariage, vous n'êtes pas obligé d'embaucher un « groupe de mariage ». Vous pourriez être surpris de ce qui s'offre à vous avec le bon budget. Si vous voulez faire jouer votre groupe de rock local préféré, ils le feront probablement pour le bon prix.
- Consultez les horaires des groupes en tournée sur Bandcamp ou sur leurs sites Web personnels. Découvrez s'ils seront dans la région lorsque vous chercherez à réserver. Écoutez des extraits sonores et recherchez une vidéo pour voir qui serait approprié.
- Pensez local aussi. Les groupes locaux attirent souvent une plus grande foule et commandent des frais d'apparition garantis moins élevés. Quels groupes de la région pourriez-vous réserver pour moins cher ?
Étape 4. Choisissez un groupe approprié pour le lieu ou l'événement
Lorsque vous trouvez un groupe qui vous intéresse et qui est disponible lorsque vous avez besoin d'une réservation, il est temps de le contacter et de vous renseigner sur ses tarifs, ses forfaits et ses frais.
- Internet est un excellent point de départ. Vous pouvez placer une annonce sur Craigslist ou contacter des groupes sur Facebook. Reverbnation.com est une merveilleuse ressource pour trouver des groupes locaux. Il propose un moteur de recherche pour affiner par genre et par lieu.
- Souvent, le groupe aura également de la musique sur le site afin que vous puissiez écouter un extrait. Si le groupe a réussi à créer un compte Reverbnation, il devrait avoir ses coordonnées ou un lien vers sa page Web officielle.
Étape 5. Entrez en contact avec la direction d'un groupe potentiel
Lorsque vous trouvez un groupe que vous souhaitez réserver, contactez-le en ligne ou en l'appelant par téléphone. Parlez-leur de votre événement ou de votre lieu, de la date à laquelle vous souhaitez réserver le groupe et renseignez-vous sur leur garantie et les autres frais associés.
- Si vous embauchez un groupe plus important ou un groupe en tournée pour une salle, vous devrez généralement contacter la direction du groupe ou l'agent de réservation. Ces informations sont généralement disponibles sur les sites internet des artistes, dans l'onglet "Contact".
- Si vous avez besoin d'un groupe pour se produire lors d'un événement, mais que vous ne vous souciez pas beaucoup de qui ou de quel type de musique est impliqué, la meilleure façon d'embaucher est de contacter une agence artistique de votre région. Ces agences vous aideront à entrer en contact avec des groupes de la région ou des groupes venant de la région, ce qui conviendra à votre événement ou lieu.
Étape 6. Soyez prêt à décrire ce que vous recherchez
Lorsque vous contactez, vous devez fournir des informations sur le spectacle que vous présentez. Donnez-leur une image détaillée de ce que vous faites, de ce que vous voulez et de ce qui est disponible sur le site.
Être spécifique. Comment est votre lieu de rendez-vous ? Disposez-vous d'un équipement de sonorisation ? Éclairage? Y aura-t-il quelqu'un pour gérer le son ? Combien de temps le groupe a-t-il besoin de jouer ? Y aura-t-il des logements disponibles après le spectacle ?
Partie 2 sur 3: Réservation du spectacle
Étape 1. Sécurisez un lieu approprié, si vous ne l'avez pas déjà fait
Avant de réserver un groupe, vous devez vous assurer d'avoir un endroit où jouer ce groupe. C'est une mauvaise façon de réserver un groupe avant de s'être assuré qu'il y aura un lieu approprié pour présenter ce groupe.
- Lorsque vous contactez le groupe, assurez-vous de fournir une liste détaillée de l'équipement de sonorisation disponible sur le site et découvrez avec quel type d'équipement le groupe sera livré. Vous devrez vous préparer bien différemment pour un groupe de bluegrass que pour un groupe de death metal.
- Si vous souhaitez en savoir plus sur la location d'une salle pour un événement, lisez cet article.
Étape 2. Fournir au groupe ou à sa direction un contrat de représentation
Selon la taille de l'acte que vous réservez, certains groupes les fourniront pour la performance, tandis que d'autres fonctionneront sur un accord verbal. Il est important que votre accord soit consigné par écrit, pour des raisons de responsabilité et de paiement.
- Discutez avec un avocat de la rédaction d'un contrat unique que vous pouvez utiliser pour tous les groupes que vous embauchez, ou utilisez un modèle. Vous pouvez en trouver un en cliquant ici.
- Les contrats verbaux ne signifient rien si vous vendez des billets pour faire apparaître un groupe. Un concert local à micro ouvert est une chose, mais si vous essayez de faire en sorte qu'un groupe se présente pour un prix garanti et un accord de porte, vous le voudrez par écrit. Sois professionnel.
Étape 3. Définissez les prix des billets de manière appropriée
Combien d'argent avez-vous besoin de gagner pour sortir en tête à la fin de la nuit ? Combien les gens seront-ils prêts à dépenser pour voir un groupe ? Vous pourrez peut-être présenter un grand spectacle en ville, mais si vous facturez 75 $ le billet, il pourrait être difficile de faire sortir les gens.
Étape 4. Embauchez quelqu'un pour exécuter le son
Selon votre situation, vous aurez probablement besoin de faire appel à quelqu'un pour vous aider à sonoriser le site. Les salles ne fournissent généralement pas de techniciens du son en direct si vous les louez, et les groupes ne devraient jamais avoir à gérer leur propre son. Il s'agit d'une partie essentielle de la mise en place d'un spectacle réussi.
Des techniciens du son en direct peuvent être embauchés dans les studios de son locaux, et les lieux auront souvent des informations de contact pour entrer en contact si nécessaire
Étape 5. Trouvez un acte de soutien local, si nécessaire
Si vous organisez un grand spectacle, vous voudrez généralement avoir plus que la tête d'affiche à jouer. Cela aide à créer une foule, car les groupes locaux amèneront les gens au spectacle, tout en en donnant plus pour leur argent.
- Si la garniture de toit ne demande pas une coupe de la porte, donnez-la aux bandes d'ouverture. Cela les incite à amener les gens au spectacle. Plus ils amènent de personnes, plus leur part est importante.
- Certains groupes en tournée apporteront avec eux des groupes de soutien. Assurez-vous de le découvrir et d'entrer en contact avec ces groupes également.
Étape 6. Louez la sécurité et la porte, si nécessaire
Certains lieux fourniront la sécurité, les barmans et d'autres membres du personnel, tandis que vous devrez le faire dans d'autres. En général, vous aurez besoin d'au moins quelques personnes pour assurer la sécurité, quelqu'un pour tenir la porte et du personnel d'attente si vous servez des boissons ou de la nourriture sur place.
Étape 7. Location de restauration, si nécessaire
Pour les plus grands groupes, vous devrez fournir de la nourriture et d'autres logements. En règle générale, ces informations seront fournies sur un pilote de tournée, ainsi que d'autres informations de programmation et des exigences en coulisses pour les frais d'apparition du groupe. Contactez-nous et obtenez le cavalier, puis fournissez les éléments demandés ou négociez d'autres options.
La plupart des groupes n'ont pas d'exigences élaborées en coulisses, malgré certains exemples tristement célèbres. Pour la plupart des groupes, de l'eau en bouteille, des collations, quelques boissons gratuites au bar et un endroit pour se détendre dans les coulisses conviennent parfaitement
Partie 3 sur 3: Mettre le spectacle
Étape 1. Faites la promotion massive de l'émission pendant plusieurs semaines à l'avance
En tant que personne qui réserve le groupe, vous êtes le seul responsable d'amener les gens dans les sièges. Vous devez commencer à promouvoir votre émission plusieurs semaines, voire plusieurs mois à l'avance.
- Contactez les stations de radio locales pour gagner du temps pour la promotion de l'émission. Imprimez des dépliants et collez-les dans la ville dans les vitrines des entreprises locales. Faire passer le mot.
- Faites également la promotion de l'émission en ligne. Envoyez des rappels à votre liste de diffusion et publiez des articles sur l'émission sur Facebook. Restez dans l'oreille des gens.
Étape 2. Offrez une incitation à acheter des billets plus tôt
Si les gens attendent pour acheter des billets, ils décideront souvent de ne pas venir du tout le jour du spectacle. Si quelqu'un a un ticket en main, cependant, ces plans sont concrets. Vous voulez vendre des billets, ce qui signifie que vous devez encourager les gens à les acheter. Maintenant.
Offrez une réduction, et rendez les billets plus chers le jour du spectacle. Offrez d'autres bonus tarifaires, si nécessaire, vendez simplement les billets
Étape 3. Travaillez avec les entreprises locales pour les promotions de billets
L'un des meilleurs moyens de vendre des billets est de les rendre disponibles à divers endroits. Les magasins de disques locaux, les magasins de musique et d'autres lieux aux vues similaires sont d'excellents endroits pour acheter des billets. Vous pouvez annoncer le spectacle à tous ces endroits et donner à d'autres personnes une raison de promouvoir le spectacle. Si les gens entrent dans leur magasin, ils sont plus susceptibles d'acheter des billets.
Étape 4. Soyez là quand le groupe arrive
La dernière chose que vous voulez, c'est qu'un groupe se présente dans un lieu sans savoir où aller, quoi faire ou à qui parler. Soyez en contact et soyez là, prêt à aider et à répondre aux questions. Un bon spectacle dépend d'une gestion opportune et appropriée.
Aidez-vous à faire vos bagages si vous voulez vous faire une réputation de promoteur solide. Si vous êtes à la camionnette, à trimballer des amplis ? Ce groupe mettra un bon mot pour votre salle
Étape 5. Fournir un service d'accueil convenu pour la bande
Le jour du spectacle, assurez-vous que tout est prêt pour le groupe à son arrivée. Quoi que vous ayez convenu, fournissez-le dans les coulisses et travaillez avec le groupe pour découvrir d'autres choses dont ils pourraient avoir besoin. Les multiprises, l'eau, tout type de choses de dernière minute qui pourraient survenir seront à vous de vous occuper.
Donne aux groupes une certaine intimité. La tournée est rude. La plupart des groupes veulent juste rester seuls quelques heures, prendre une douche, manger quelque chose et recharger leurs téléphones
Des astuces
- Connaissez votre budget, votre date et d'autres éléments essentiels avant de contacter un groupe. La plupart des groupes professionnels ajusteront leur prix en fonction de ces informations. Vous ne serez pas bien reçu si vous appelez et demandez simplement « Qu'est-ce que vous facturez pour jouer ? »
- Si vous avez des attentes spécifiques pour le groupe, faites-le-leur savoir avant de réserver. Ne vous attendez pas à ce qu'ils fassent du DJ entre les sets si cela n'a pas été discuté à l'avance.
