Beaucoup d'entre nous sont allés là-bas… en essayant de garder la tête baissée pendant que le patron décide que quelqu'un doit planifier la fête de Noël au bureau, seulement pour que son regard se pose sur nous et déclare "vous là, vous avez été formidable pour organiser le café couru la semaine dernière, tu dois mettre tes talents au service de la fête de Noël du bureau !" Après un gémissement interne, vous êtes d'accord, puis le vrai défi commence - par où commencer ? Suivez les étapes ci-dessous et vous devriez avoir le tout cousu en un clin d'œil !
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Étape 1. Décidez où vous voulez organiser la fête
Vous la réaliserez soit dans vos bureaux, soit dans un lieu extérieur. Votre décision dépendra principalement de votre budget et du nombre de personnes présentes (ne demandez pas encore combien de personnes viennent, car cela pourrait devenir compliqué. Au lieu de cela, supposez que tout le monde vient et utilisez ce nombre comme point de départ, bien que cela est un bon moment pour décider si des dates sont invitées). Vos principales options externes sont répertoriées ci-dessous et un rapide google devrait vous aider à trouver des événements et des lieux dans votre région:
- Louer un espace et planifier vous-même toute l'organisation restauration/animation/bar. Pour des événements plus importants, cela pourrait être quelque chose de grandiose, comme un hôtel chic ou un bâtiment emblématique qui a été rénové pour de tels événements. Pour les petits événements, vous pouvez vous tourner vers les salles de réception et les salles des fêtes.
- Location d'un espace et d'une société de gestion pour créer un événement pour vous.
- Inscription à un événement exclusif - où le lieu a décidé des choix de thème/de restauration et vous pouvez louer tout l'espace pour votre fête.
- Rejoindre l'une des nombreuses fêtes partagées organisées dans tout le pays - cela ressemble à un événement exclusif, à l'exception du fait que vous partagerez l'espace avec d'autres organisations.
- Sortir l'équipe pour un délicieux repas de Noël suivi d'un apéritif. Ce n'est pas une fête en soi, mais cela peut certainement laisser tout le monde dans l'esprit festif !
Étape 2. Fixez une date
Vous voulez le faire le plus tôt possible. Même avec beaucoup de préavis, il est vraiment difficile de fixer un petit groupe de personnes à une date fixe, alors imaginez à quel point ce sera difficile si vous le faites avec seulement quelques semaines ou avec un grand groupe !
- Votre meilleur pari est de choisir quelques dates qui vous conviennent et le lieu que vous avez choisi, puis de demander aux gens de voter pour leur(s) option(s) préférée(s).
- Une fois que vous avez votre résultat, avant de l'annoncer à votre équipe, assurez-vous que vous pouvez réserver le lieu. Vous ne voulez pas annoncer le résultat seulement pour découvrir que la salle n'est plus libre.
Étape 3. Invitez les invités
Le lieu étant sécurisé, il est temps de l'annoncer à l'équipe. Envoyez un e-mail « Save the Date » et faites un suivi avec des invitations formelles environ un mois avant la fête, lorsque vous avez tous les détails. Ou, si vous avez toutes les informations dont vous avez besoin, il n'y a pas de meilleur moment que le présent pour sortir ces invitations !
N'oubliez pas de faire savoir aux gens si leurs partenaires sont invités ou non - cela vous évitera bien des questions plus tard
Étape 4. Choisissez le thème
Si vous rejoignez une fête partagée, vous pouvez sauter cette étape car elle aura été décidée pour vous, il en va de même pour les fêtes exclusives (mais ne vous inquiétez pas, ces événements peuvent toujours être spectaculaires). Pensez à des thèmes comme « sous la mer » ou « magasin de bonbons ». Si vous choisissez le thème vous-même (ou avec un organisateur d'événements), il est temps de vous amuser un peu ! Votre imagination est la limite, mais voici quelques idées pour faire couler le jus:
- Des merveilles d'hiver
- Feu glace
- Rouge blanc
- Colorie moi Bright
- Bal Masqué
- N'importe laquelle des décennies
- Soirée film
- Une fois que vous avez choisi votre thème, rédigez une liste de toutes les décorations et accessoires dont vous aurez besoin et préparez-vous pour une virée shopping gigantesque !
Étape 5. Choisissez les options alimentaires
2-3 mois avant l'événement, vous devriez commencer à penser à la restauration. Maintenant, si vous assistez à une fête partagée ou à une fête exclusive, vous n'aurez pas grand-chose à faire (sauf peut-être faire circuler les options de menu et rassembler les réponses). Si, par contre, vous planifiez l'événement vous-même, alors vous avez un peu de travail devant vous !
- La première chose à faire est de savoir s'il existe des exigences particulières en matière de nourriture; Y a-t-il des végétariens, végétaliens, allergiques, etc. ? Si c'est le cas, assurez-vous d'avoir des options pour eux aussi !
- Si vous décidez d'embaucher des traiteurs, votre travail sera un peu plus facile. Ils peuvent vous présenter un choix de menu et vous n'avez qu'à choisir ce que vous voulez accompagner.
- Si vous faites tout vous-même, vous devez commencer à rédiger des listes des aliments que vous souhaitez servir (le style buffet sera l'option la plus simple), dresser des listes de courses de ce dont vous aurez besoin et voir si vous pouvez vous en servir. dans quelques aides pour tout préparer !
- Une fois que vous avez votre liste, il est probablement plus facile de commander en ligne et de la faire livrer directement à votre lieu de rendez-vous. Les supermarchés sont parfaits pour cela et proposent souvent des offres pour vous aider à économiser de l'argent !
Étape 6. Décidez des boissons
Encore une fois, si vous assistez à un événement partagé ou exclusif, celui-ci sera très probablement inclus dans votre forfait. Mais si ce n'est pas le cas, vous devez commencer à déterminer la quantité dont vous avez besoin et d'où vous allez l'obtenir !
- Une règle générale est d'autoriser 2 verres par invité pendant la première heure de la fête, puis un verre par heure par la suite.
- Si vous fournissez du vin de table, il est généralement considéré comme correct d'autoriser 2 verres (une demi-bouteille) par personne.
- Ne vous inquiétez pas de la restauration pour tous les goûts; il n'y a rien de mal à choisir quelques boissons alcoolisées différentes - les gens sont généralement moins pointilleux sur ce qu'ils boivent quand c'est gratuit et cela vous évitera bien des maux de tête !
- N'oubliez pas les boissons gazeuses et l'eau - non seulement il y aura des gens qui ne voudront pas ou ne pourront pas boire d'alcool, mais vous devrez également vous assurer que les invités qui boivent de l'alcool le font en toute sécurité - et cela signifie avoir également accès à des boissons non alcoolisées.
Étape 7. Planifiez les animations de la soirée
Il se peut que le lieu l'organise pour vous, mais si ce n'est pas le cas, vous devrez l'organiser vous-même. Au moins, vous voulez vous assurer que vous avez de la musique sur laquelle les gens peuvent danser (et c'est un divertissement suffisant pour la plupart des gens), mais si vous avez du temps et de la monnaie dans le budget, vous pouvez ajouter des divertissements tels que:
- Tables de casino
- Bucking broncos
- Magiciens
- Acrobates
- Jeux de groupe comme le géant Jenga et le géant Twister
- Photobooth (avec des accessoires amusants !)
