Les particuliers et les propriétaires de petites entreprises embauchent souvent des entrepreneurs indépendants pour les aider à réaliser des projets à court et à long terme. Avec un entrepreneur indépendant, vous n'avez pas à vous soucier des retenues à la source. Pour embaucher un entrepreneur indépendant, rédigez un contrat qui définit clairement votre relation et le travail que la personne effectuera pour vous. Une fois que votre entrepreneur a terminé les travaux, assurez-vous de remplir les formulaires fiscaux appropriés et d'effectuer tous les paiements nécessaires pour la couverture des accidents du travail.
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Méthode 1 sur 3: Conclusion d'un contrat juridique
Étape 1. Recherchez en ligne des formulaires ou des modèles
Lorsque vous rédigez un contrat pour embaucher un entrepreneur indépendant, vous n'avez pas à repartir de zéro. Les agences gouvernementales, les cabinets d'avocats et d'autres services juridiques disposent de formulaires gratuits que vous pouvez copier et adapter à vos besoins.
- Un modèle conçu pour les entrepreneurs indépendants du même secteur vous sera plus facile à adapter. Par exemple, si vous embauchez un rédacteur indépendant pour produire du contenu pour votre site Web, vous ne souhaitez pas nécessairement utiliser un modèle d'accord conçu pour les entrepreneurs en construction.
- Idéalement, vous devriez trouver un accord conçu pour être utilisé dans l'État où vous vivez (ou où le travail sera effectué) et rédigé ou révisé par un avocat.
Étape 2. Identifiez les parties à l'accord
Votre accord doit inclure les noms légaux de vous-même et de votre entrepreneur indépendant. Si l'entrepreneur indépendant a une LLC ou une société, utilisez le nom légal de l'entreprise plutôt que le nom individuel de l'entrepreneur.
Dans les contrats, il est courant d'épeler les noms légaux une fois au départ et de désigner les parties par des titres génériques tout au long du reste du contrat. Par exemple, vous pourriez vous désigner comme « client » et l'entrepreneur indépendant comme « entrepreneur »
Étape 3. Incluez une période de temps spécifique
En règle générale, lorsque vous engagez un entrepreneur indépendant, vous n'avez besoin de ses services que pendant une courte période. Le contrat doit indiquer précisément quand la relation contractuelle commence et quand elle prendra fin.
- Même si vous avez l'intention que le contrat se termine lorsque les travaux sont terminés, vous voulez toujours une date limite contractuelle à laquelle les travaux doivent être terminés.
- Si vous envisagez une relation à plus long terme, vérifiez la loi de votre état ou consultez un avocat spécialisé en droit du travail pour savoir s'il existe des limitations dans votre état concernant la durée des contrats.
Étape 4. Décrivez le travail à effectuer
Votre contrat doit inclure une section qui énonce spécifiquement ce que l'entrepreneur fera pour vous, y compris ce dont il sera responsable et comment sa performance sera évaluée.
- Si l'entrepreneur doit utiliser l'un de ses propres outils ou ressources, incluez cette information dans votre description du travail.
- Incluez toute information sur la façon dont le travail terminé vous sera soumis ou livré, si nécessaire.
Étape 5. Fournissez les conditions de paiement
Une section de votre accord doit indiquer précisément combien l'entrepreneur est payé pour ses services, ainsi que quand et comment vous effectuez le paiement. Incluez toutes les conditions que vous souhaitez placer sur le paiement final.
- Par exemple, si vous embauchez un entrepreneur pour rénover votre cuisine, vous pouvez effectuer votre paiement final à l'entrepreneur en fonction de la réussite de l'inspection.
- Inclure le mode de paiement. Si vous payez par l'intermédiaire d'un service tiers qui facture des frais, votre contrat doit indiquer si vous ou l'entrepreneur êtes responsable du paiement de ces frais.
Étape 6. Définissez la personne en tant qu'entrepreneur indépendant
Tous les accords d'entrepreneur indépendant incluent un langage juridique indiquant que la personne est un entrepreneur indépendant et non votre employé. Il peut comprendre une brève description des responsabilités de l'entrepreneur en raison de cette relation.
- Dans certains cas, il peut suffire d'inclure simplement une déclaration qui dit "En fournissant des services en vertu de cet accord, les parties conviennent que l'entrepreneur est un entrepreneur indépendant et non un employé du client."
- Certains États peuvent exiger un langage spécifique pour créer une relation d'entrepreneur indépendant. Assurez-vous que tout formulaire ou modèle que vous utilisez est conçu pour être légalement valide dans votre état.
Étape 7. Faites signer le contrat avant le début des travaux
La signature du contrat avant que l'entrepreneur indépendant commence à travailler pour vous garantit que le contrat régira légalement le travail effectué. Si l'entrepreneur commence le travail avant de signer le contrat, il pourrait ensuite faire valoir qu'il a accepté quelque chose de différent.
Vous et l'entrepreneur devez signer le contrat. Une fois toutes les signatures en place, faites des copies du contrat signé pour l'entrepreneur et vos propres dossiers
Méthode 2 sur 3: Prendre soin des questions fiscales
Étape 1. Utilisez le formulaire SS-8 pour obtenir une décision formelle de l'IRS
Si vous avez des questions quant à savoir si la personne que vous avez embauchée sera classée comme un entrepreneur indépendant ou un employé, l'IRS prendra une décision pour vous.
- Le simple fait d'appeler la personne un entrepreneur indépendant peut ne pas suffire. L'IRS évalue les faits dans 3 catégories générales – contrôle comportemental, contrôle financier et type de relation – pour déterminer si quelqu'un est un entrepreneur indépendant.
- Vous ou l'entrepreneur pouvez déposer le formulaire SS-8 à tout moment. Vous exposez des faits sur la relation sur le formulaire, puis l'IRS évalue ces faits et décide si la personne est un entrepreneur indépendant ou un employé.
- Si vous avez l'intention de déposer le formulaire SS-8, faites-le dès que possible. L'IRS peut prendre jusqu'à 6 mois pour évaluer le formulaire et prendre une décision.
Étape 2. Demandez à l'entrepreneur de remplir le formulaire W-9
Le formulaire W-9 est utilisé pour obtenir le nom légal complet et le numéro d'identification fiscale de l'entrepreneur indépendant. Le numéro d'identification fiscale de l'entrepreneur peut être son numéro de sécurité sociale ou un numéro d'identification d'employeur (EIN).
Lorsque l'entrepreneur vous rend son W-9, conservez-le dans vos dossiers pendant au moins 4 ans. Vous devrez peut-être le montrer à l'IRS si des questions se posent avec vos impôts
Étape 3. Déposez le formulaire 1099-MISC si vous payez plus de 600 $ à l'entrepreneur
Lorsque vous payez un entrepreneur indépendant, vous devez soumettre une déclaration d'information à l'IRS indiquant combien vous l'avez payé. Le paiement des impôts sur ces revenus relève de la responsabilité de l'entrepreneur.
Vous pouvez également remplir un formulaire 1099 et l'envoyer à l'employé, même si vous n'êtes pas obligé de le faire
Étape 4. Déposez tous les rapports requis auprès de votre état
En particulier si vous êtes une petite entreprise, vous devrez peut-être déposer des rapports d'information auprès des services du travail et des impôts de votre État si vous embauchez des entrepreneurs indépendants.
- Pour savoir quels rapports sont requis, vérifiez auprès du bureau des impôts de votre état ou de l'agence pour l'emploi de votre état.
- Les États peuvent avoir des règles différentes de celles de l'IRS concernant la classification d'un travailleur en tant qu'entrepreneur indépendant ou employé à des fins fiscales ou autres. Renseignez-vous auprès du service du travail de votre état ou parlez à un avocat du travail local.
Étape 5. Vérifiez la loi de votre état concernant la couverture des accidents du travail
Dans certains États, vous devez payer une couverture d'indemnisation des travailleurs pour les entrepreneurs indépendants. Pour le savoir avec certitude, contactez le département du travail de votre état.
Vous pouvez généralement utiliser le site Web du ministère pour savoir si vous devez payer une indemnisation des accidents du travail. Il peut y avoir une liste de facteurs à considérer, ou un outil que vous pouvez utiliser pour évaluer rapidement si vous devez payer pour une couverture d'indemnisation des accidents du travail
Méthode 3 sur 3: Choisir un entrepreneur indépendant à embaucher
Étape 1. Identifiez ce dont vous avez besoin auprès de votre entrepreneur indépendant
Avant de commencer à chercher un entrepreneur indépendant, prenez le temps de déterminer exactement les compétences dont il aura besoin pour terminer le travail que vous avez pour lui.
- L'embauche d'un entrepreneur indépendant peut être différente de l'embauche d'un entrepreneur pour un travail de construction ou un autre poste de main-d'œuvre. Vos méthodes d'évaluation de leurs compétences et de leur expérience seront également différentes.
- Par exemple, si vous souhaitez que quelqu'un rédige du contenu pour le site Web de votre entreprise, vous pouvez demander un échantillon d'écriture à évaluer. Si vous souhaitez également qu'ils conçoivent vos pages de contenu, vous pouvez rechercher une formation ou des certifications en conception de sites Web.
Étape 2. Demandez à vos amis ou collègues de vous recommander
Si quelqu'un que vous connaissez et en qui vous avez confiance a récemment embauché un entrepreneur indépendant pour des raisons similaires, demandez à qui il a fait appel. Une recommandation peut vous faire économiser beaucoup de temps et d'argent en vérifiant les antécédents de quelqu'un.
- Découvrez quel genre de travail l'entrepreneur indépendant fait généralement et combien votre ami ou collègue les a payés.
- Demandez spécifiquement si votre ami ou collègue a des réserves à recommander l'entrepreneur indépendant, ou s'il a eu des problèmes. Un problème qui n'était pas un problème pour eux peut être un facteur décisif pour vous.
Étape 3. Effectuez une vérification approfondie des antécédents
Même si un entrepreneur indépendant vous a été recommandé, vérifiez les critiques de l'entrepreneur et découvrez tout ce que vous pouvez sur sa réputation dans l'industrie. Recherchez en ligne pour trouver leur site Web. S'ils ont un portefeuille de projets récents, cela peut vous donner une idée s'ils fonctionneraient bien pour vous.
- S'ils ont des licences ou des certifications, vérifiez auprès de l'agence qui a délivré la licence ou la certification et assurez-vous qu'elle est valide et en règle.
- Il existe un certain nombre de sites Web, tels que Upwork et Guru, où vous pouvez annoncer des travaux pour des entrepreneurs indépendants et des pigistes. Généralement, des entrepreneurs indépendants soumissionnent ensuite sur votre projet et vous pouvez sélectionner celui que vous souhaitez utiliser.
Étape 4. Interviewez au moins 3 entrepreneurs indépendants
Parler à plusieurs personnes vous aide non seulement à trouver l'entrepreneur indépendant le mieux qualifié pour gérer votre projet, mais cela vous permet également de faire le travail au juste prix. Ayez en tête un montant que vous êtes prêt à payer pour les travaux et permettez aux entrepreneurs de soumettre des offres sur le projet.
- Posez des questions sur leur expérience passée et leur expertise en la matière. Découvrez s'ils ont réalisé des projets similaires au vôtre.
- Obtenez les noms des clients précédents avec des projets similaires au vôtre que vous pouvez contacter au sujet de l'entrepreneur.
Étape 5. Discutez du projet en détail
Votre entrepreneur indépendant devrait avoir une bonne idée dès le départ du travail que vous voulez qu'il effectue, des aspects du travail dont il sera responsable et de la durée prévue du travail.
- Surtout s'ils travaillent pour d'autres clients, faites-vous une bonne idée du nombre d'heures par jour (ou par semaine) qu'ils peuvent consacrer à votre projet. Si vous avez besoin qu'ils soient disponibles à des heures précises, faites-le-leur savoir.
- Soyez clair sur vos attentes pour le projet et vos objectifs de réalisation. S'ils doivent apporter leurs propres outils ou ressources pour mener à bien le projet, faites-le-leur savoir dès le départ.
